E-Rechnung im Onlineshop: Pflichten und Umsetzung ab 2027

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die als Datensatz verschickt wird, den die Buchhaltung auf der Gegenseite direkt und ohne erneutes Abtippen in ihr eigenes Programm übernehmen kann. Zwischen Unternehmen in Deutschland ist sie seit 2025 der Regelfall, wobei Übergangsfristen den Umstieg bis Ende 2027 strecken. Für Onlineshops mit gewerblicher Kundschaft endet die erste dieser Fristen mit dem Jahr 2026, sofern ihr Umsatz in diesem Jahr über 800.000 Euro liegt.

Bestellungen von Privatpersonen bleiben von der Pflicht ausgenommen, sodass sie im E-Commerce vor allem Shops betrifft, die auch an Unternehmen verkaufen. Für die Umstellung braucht Ihr Shop ein passendes Rechnungsformat und einen Bestellablauf, der gewerbliche Bestellungen zuverlässig erkennt. Beides lässt sich in einen bestehenden Shop einbauen, während für Ihre Privatkundschaft alles beim Alten bleibt.

Was eine E-Rechnung ausmacht

Entscheidend ist der Aufbau, denn eine E-Rechnung enthält alle Angaben in einer festen Struktur, die ein Buchhaltungsprogramm ohne Abtippen einlesen kann. Eine PDF-Datei sieht zwar aus wie eine Rechnung, liefert diese Struktur aber nicht und zählt deshalb ebenso wie eine Papierrechnung als sonstige Rechnung. Alle Pflichtangaben vom Namen und der Anschrift beider Seiten über die Rechnungsnummer bis zum Steuersatz gehören in den Datensatz selbst, während ergänzende Unterlagen wie eine Aufstellung von Arbeitsstunden als Anhang mitgeschickt werden dürfen.

E-Rechnung ab 2027: Fristen für die Umstellung

Empfangen müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen bereits seit 2025, und dafür genügt schon ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gilt bis Ende 2026 für alle eine Übergangszeit, in der Papierrechnungen und mit Zustimmung der Kundschaft auch PDF-Rechnungen per E-Mail erlaubt bleiben wie bisher. Ab 2027 stellen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung aus, und ab 2028 gilt das für alle übrigen ebenso.

Für Ihren Shop zählt damit zuerst der Umsatz des Jahres 2026, den Sie am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung einordnen. Liegt er über der Grenze, verschickt Ihr Shop Rechnungen an gewerbliche Kundschaft ab Januar 2027 als E-Rechnung, und liegt er darunter, bleibt Ihnen ein weiteres Jahr für die Umstellung. E-Rechnungen darf Ihr Shop dabei auch vorher schon freiwillig erzeugen.

Welche Bestellungen im Onlineshop betroffen sind

Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland, wenn diese für ihren Betrieb einkaufen, also etwa Material, Ersatzteile oder Büroartikel für die eigene Firma bestellen. Ausgenommen bleiben Bestellungen von Privatpersonen und Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, außerdem Rechnungen an Vereine ohne unternehmerische Tätigkeit und an Behörden, soweit sie nicht selbst als Unternehmen handeln. Für öffentliche Auftraggeber gelten allerdings eigene Regeln zur elektronischen Rechnung, nach denen Sie sich bei Aufträgen der Verwaltung am besten gesondert erkundigen. Kleinunternehmen sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Verkauft Ihr Shop an Privatpersonen und Unternehmen zugleich, braucht er im Checkout eine klare Unterscheidung zwischen beiden Arten von Bestellungen, damit jede Rechnung im passenden Format entsteht. Empfehlenswert ist ein Feld für den Firmennamen und ein optionales Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, deren Angaben das System an die Rechnung weitergibt. Füllt jemand diese Felder aus, erzeugt der Shop eine E-Rechnung, während private Bestellungen die gewohnte Rechnung erhalten. Im Webdesign des Bestellablaufs lassen sich die Felder so anordnen, dass sie erst nach einer Auswahl wie „Ich bestelle als Unternehmen“ erscheinen.

XRechnung und ZUGFeRD: die gängigen Formate

In Deutschland erfüllen vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung, und beide beruhen auf einer XML-Datei mit den Rechnungsdaten in einer festen Struktur. Eine XRechnung besteht allein aus diesem Datensatz und braucht zum Lesen ein Anzeigeprogramm, während ZUGFeRD die Daten in eine PDF-Datei einbettet, die sich wie gewohnt öffnen lässt. Weichen Datensatz und sichtbare PDF-Seite voneinander ab, gilt bei ZUGFeRD der Datensatz. Fragen Sie bei der Einrichtung am besten nach, ob Ihr Programm eine Variante nach der europäischen Norm erzeugt, weil die einfachsten Ausbaustufen von ZUGFeRD für eine E-Rechnung nicht genügen.

Mit einzelnen Unternehmen aus Ihrer Kundschaft können Sie auch ein eigenes Format vereinbaren, sofern sich daraus alle Pflichtangaben vollständig und richtig in ein Format nach der europäischen Norm übernehmen lassen. Auf diese Weise lassen sich etwa bestehende Verfahren für den elektronischen Datenaustausch weiter nutzen. Für einen Onlineshop mit wechselnder gewerblicher Kundschaft eignet sich ZUGFeRD gut, weil sich die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen lässt.

E-Rechnung im Onlineshop einrichten

Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Shopsystem oder Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann und welche Erweiterung dafür gegebenenfalls nötig ist. Wie die Rechnung zur Kundschaft gelangt, schreibt das Gesetz nicht vor, sodass der Versand per E-Mail ebenso infrage kommt wie ein Download im Kundenkonto oder eine Schnittstelle zur Buchhaltung. Empfehlenswert ist außerdem eine automatische Prüfung jeder Rechnung beim Erstellen, die fehlende oder widersprüchliche Angaben aufdeckt, bevor die Rechnung den Shop verlässt. Aufbewahrt werden E-Rechnungen acht Jahre mit unverändertem Datensatz, weshalb Sie bei Datensicherung und Export aus dem Shop auf die vollständige Sicherung der XML-Dateien achten.

Unser Tipp: Legen Sie vor dem Jahreswechsel eine Testbestellung mit Firmenangaben an und öffnen Sie die erzeugte Rechnung zur Kontrolle im E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Dort sehen Sie, ob alle Angaben im Datensatz ankommen, bevor die erste echte Rechnung an Ihre gewerbliche Kundschaft geht. Schicken Sie die Testrechnung am besten zusätzlich an Ihre Steuerberatung, damit sie die Datei mit ihrer eigenen Software prüfen kann.

Fazit

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD, den Buchhaltungsprogramme direkt einlesen können, während eine einfache PDF-Datei als sonstige Rechnung gilt. Empfangen müssen Unternehmen sie seit 2025, und ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 und alle übrigen ab 2028. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen, während Bestellungen von Privatpersonen und Kleinbeträge bis 250 Euro brutto ausgenommen bleiben. Für Ihren Onlineshop heißt das, gewerbliche Bestellungen im Checkout zu erkennen, für sie eine E-Rechnung mit allen Pflichtangaben im Datensatz zu erzeugen und diese acht Jahre unverändert aufzubewahren. Wie die Rechnung verschickt wird, bleibt Ihnen überlassen, und eine Prüfung beim Erstellen hilft, fehlende Angaben früh zu bemerken.

Stand: 9. November 2026. Die Angaben beruhen auf § 14 des Umsatzsteuergesetzes und auf den Fragen und Antworten des Bundesministeriums der Finanzen zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in der Fassung vom 29. Oktober 2026. Der Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.